第六章 新型载体档案管理
第一节 非纸质文书档案概述（内容复述）
一、文书档案载体的演变(B)
1、中国古代文书档案载体演变史
甲 骨 ——→ 青 铜 ——→ 简 牍 ——→ 缣 帛 ——→ 纸张
（源于3000多年前夏朝） （“国之重器”） （起于周代，盛于汉） （东晋）
2、世界古代文明古国曾经使用过的文书档案载体类型
古代两河流域——泥板
古埃及——纸草纸
古希腊——蜡板
中世纪欧洲——牛羊皮
古印度——桦树皮
二、新型的非纸质文书档案（略）(C)
备注：
1、“尹湾简牍”是我国迄今发现最早和级别最高的地方文书档案。
2、石刻档案文献在世界各个文明古国都有发现。
第二节 新型载体档案的管理（内容复述）
一、照片档案的管理（C）
1、概念：照片档案是指国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，具有保存
价值的，以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的一种专门档案。
（一）概念和种类 ⑴按色彩划分为——黑白照片、单色照片、着色照片、彩色照片等
⑵按感光形式分为——普通日光片、X光片、超声波片、正片、负片、反转片
2、种类 ⑶按片基材料分为——普通相纸片、聚酯片、玻璃片等
⑷一般机关单位照片档案主要为——日光型常规照片
（二）照片档案收集的范围
1、反映本单位主要职能活动和工作成果的照片
2、领导人和著名人物参加本单位、本地区公务活动的照片
3、本单位重要外事活动的照片
4、本单位、本地区重要时间、重大事故、自然灾害等照片
5、本地区地理、古迹、自然风光及民间习俗照片
6、其它有保存价值的档案
※照片档案应该做到随时收集、及时归档
（三）照片档案的整理
⑴照片应组成案卷
⑵照片档案案卷题名应概括卷内全部照片的基本主题
1、照片档案整理要求 ⑶档号规范、准确、清晰
⑷照片说明格式正确、项目齐全，能准确揭示照片内容
⑸案卷装订美观，有卷内目录、备考表、案卷目录
2、照片档案整理原则——以有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务为原则。
⑴照片的分类和组卷：照片档案应按年度结合问题分类。将照片与说明一起固定在芯页正面
（规格为297㎜×210㎜），案卷内的芯页以30页左右为宜。
3照片档案整理方法 ⑵填写照片档案卷内目录——以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写。
包括照片/底片、题名、拍摄时间和备注等项目（其中照片题名一般不超过50字）
⑶填写照片档案备考表——基本上同文书档案
（四）照片档案的编号与编目
⑴照片的编号：包括 “目 录 号、 案卷号 和 张（组）号”
1、编号 与其它档案混编 一册一号 即页号
⑵底片的编号：包括“机构号—底片流水号”，用铁笔横排刻写在胶片乳剂面空白处
2、编目——即照片档案案卷目录，基本同文书档案案卷目录
（五）照片说明的编写
◎概念——照片说明是概括地揭示和解释照片来源、内容、形式和整理情况等的一种文字材料。包括符号说明、文字说明、总说明和分说明等
1、符号说明——包括照片号、底片号和参见号（如：01-002-018表示本单位第1号目录第2号案卷第18页）
2、文字说明——包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等“六要素”。
◎具体要求 文字说明要简洁明了，一般不超过200字，用阿拉伯数字表示时间，年月日之间用“.”间隔，如：2007.12.19
3、总说明和分说明——照片说明一般以照片的自然张为单元编写。一组具有密切联系的照片应加总说明，写法同文字说明。凡加总说明的照片还应编写简要的分说明。
4、照片说明的书写格式：总说明书写在第一张照片上方的芯页上；分说明书写在照片正下方或左侧、右侧的芯页上
（六）照片档案的保管
1、温湿度条件
温湿度 类型 | 温 度 （℃） | 湿 度（℃） | ||
适宜温度 | 昼夜温度差 | 适宜湿度 | 昼夜湿度差 | |
照 片 | 14～24 | + 2 | 40%～60% | + 5% |
底 片 | 13～15 | + 2 | 35%～45% | + 5% |
2、库房设施和装具
⑴库房门窗密封良好，采用机械通风时应加防尘罩
⑵要做到防光、防尘、防虫、防污染、防高温、防潮、防蛀、防霉等
⑶使用透气性较好的纸制卷皮或卷盒，一般不用塑料制品。
3、照片档案的管理
⑴照片的管理
a：按编号顺序排列上架，单独存放；
b：入库前检查，防止受污染照片入库；
c：照片水洗后要上光；
d：定期检查
⑵底片的保管
a：底片放入底片袋内保管，单独存放
b：黑白底片入库前因进行水洗处理
c：接触底片应戴手套，防止污染
d：立放底片，定期检查
二、磁性载体档案的管理（C）
录音带、录像带又称为声像档案或音像档案。1996年2月，国家档案局发布《磁性载体档案管理与?；す娣丁繁曜?，规定了对磁性载体文件的积累、归档要求以及管理、?；さ?。
（一）磁性载体档案的概念：
磁性载体档案是指国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的、具有保存价值的、以磁介质为信息载体的一种特殊载体的专门档案。
1、计算机磁带：用于计算机数字存储的磁介质盘带。（规格：1/2英寸）
2、硬磁盘：计算机主要外部存储设备。分14英寸、8英寸、5.25英寸等
（二）磁性载体档案的种类 3、软磁盘：可脱机传递和存储的计算机信息载体。分8英寸、5.25英寸、3.5英寸
4、录像带：用于电视摄影，传递和存储音像信息载体。有小3/4、大1/2、和16㎜等规格
5、录音带：用于录制音响的载体。有钢丝带、唱片、塑胶带等规格
（三）磁性载体档案的收集和整理
⑴磁性载体档案由形成部门收集，单杠部门负责监督、检查、指导
1、收集 ⑵磁性载体档案一式二份（A B盘），与相应纸质文件一并登记
⑶注意软件文件的收集
⑴归档的磁性载体文件必须是可读文件。运转正常、无病毒、无划痕
2、归档要求 ⑵归档文件符合相关质量规范
⑶同一项目同一类别的文件应存储在同种载体上。目录清单与载体文件一并归档
⑷磁性载体文件由文件形成部门编制归档说明
⑴磁性载体档案是单位档案的一种，应统一（混合）编号，单独编目
⑵按种类、年度和专题进行分类，以盒、带、盘等为档案基本保管单位
3、分类、编目和编号 ⑶按分类的顺序分别编制磁性载体档案案卷目录
其中——“信息量”指磁性载体档案自然单位内信息单元所占的时间或空间
⑷归档的磁性载体档案必须粘贴标签
磁性载体档案案卷目录格式
案卷号 | 题 名 | 年度 | 信息量 | 期限 | 备注 | |
档案室编 | 档案馆编 | |||||
（四）磁性载体档案的保管
⑴遵循集中统一、确保安全、便于利用的原则，由各档案部门归口管理
⑵各级档案部门应建立磁性档案借阅、审批制度
1、磁性载体 ⑶在保管磁性载体档案的同时，应保存有关磁性载体档案的文字资料（不得用铅笔或水溶性墨水书写）
档案的管理 ⑷做好磁性载体档案的保密工作
⑸归档磁性载体档案一式二份，其中一份作为保存件，不得外借。
①性能要求：应重视载体的选择，禁止用劣质软磁盘、磁带、录像带、录音带作为载体
⑴贮存前的准备 ②筛选粘合剂质量特别差的磁带
③磁性载体档案信息要经过调整、清洁、干燥处理，并装袋或专门容器
①库房温湿度要求——温度范围：15～27℃；最佳温度：18℃；昼夜温差：+3℃
湿度范围：40%～60%，最佳湿度：40%；昼夜湿度差：+5%
2、磁性载体
档案的贮存 ②清洁管理要求：不能用手触摸磁带，应带非棉制手套；不要使磁带接触不清洁
⑵贮存 表面；库房地面不应打蜡、铺地毯；吸尘器排气应通向室外；库房中禁止使用打印机。
③风压要求——保持库房正压，减少空气污染和腐蚀性气体。
④防水要求——避免水淹；磁带架最低一层隔板应高于地面30㎜
⑤防火要求——耐火材料，库房中不得放置易燃物品
⑥防磁要求——磁性载体档案与磁场源之间距离不少于76㎜；应使用防磁柜；
磁性载体档案装入防磁柜，应距容器内壁26㎜。
（五）磁性载体档案的?；ご胧?/span>
1、保养及维护——定期保养维护，建立磁性载体档案检测、保养卡，具体内容包括清洁、倒带、检查、修复和复制等。
磁性载体档案检测、保养卡
序号 | 时间 | 检测机型 | 信息记录格式 | 检测项目 | 结 论 | 操作人 |
（1）清洁：磁带应注意清洗，可选用二氯二氟甲烷、异丙醇、甲醇等
（2）倒带：适宜温湿度条件下贮存的磁带建议间隔3～5年倒带一次。
（3）检查与修复：
（4）复制：正常保存的磁性载体档案，可每10年复制一次。
2、磁性载体档案使用中的保护
若磁性载体档案超过保存的温湿度范围，则应将计算机磁带在使用环境中平衡3天以上，录音带、录像带平衡24小时后在使用，并在读带前将磁带按正常速度全程进带、倒带各两次。
三、光学性载体（光盘）的管理（C）
光学性载体是指用光学原理与技术记录信息数据的载体，目前主要指光盘。
（一）光盘的信息存取原理
光盘是最近发展起来的最重要的数据存储技术。
1、只读式光盘
（二）光盘的种类 2、一次写、多次读光盘
3、可擦写光盘
1、记录密度高、信息存储量大
（三）光盘的特点 2、数据传输率高、存取速度快
3、寿命长、易保存
1、光盘阅读过程中不存在设备对光盘磨损的问题，灰尘、擦痕对光盘影响不大
2、高温、潮气对光盘影响较大，其中高温对光盘损伤最大
（四）光盘的维护 3、保存光盘的适宜温湿度——最佳温度：20℃； 最佳湿度：45%
4、对光盘的老化实验表明，光盘保存信息的能力和使用寿命在20年以内
5、兹于现有条件，光盘还不能长期保存信息
6、为了保证光盘信息输出的可靠性，须在10～20年内对其进行转录
新型载体档案温湿度要求
温湿度 类型 | 温 度 | 湿 度 | ||||
适宜温度 | 最佳温度 | 昼夜温度差 | 适宜湿度 | 最佳湿度 | 昼夜湿度差 | |
照 片 | 14～24℃ | —— | + 2℃ | 40%～60% | —— | + 5% |
底 片 | 13～15℃ | —— | + 2℃ | 35%～45% | —— | + 5% |
磁性载体档案 | 15～27℃ | 18℃ | +3℃ | 40%～60% | 40% | + 5% |
光 盘 | —— | 20℃ | —— | —— | 45% | —— |
四、新型载体文书档案的保管与防护 (D)
⑴选择优质材料记录信息：表面致密、平整、光滑、厚度均匀
⑵制作过程应保证质量：无尘、无烟、温湿度恒定的环境
1、严格把握存档质量 ①入库前检查
⑶保存过程中的检查和处理 ②保存期间定期检查和处理
③使用与保存
①选择全封闭带空调的库房
⑴对库房的选择和要求 ②各类不同载体的档案分库保存；无分库条件，应分框存放
2、严格库房管理 ③防尘处理。避免挥发性气体的影响
⑵严格控制库房的温湿度：见保存新型载体档案的温湿度要求
⑶保持库房的清洁卫生：配备防尘设备，定期打扫
①良好的化学稳定性； ②一定的机械强度； ③结构稳定性
⑴包装材料的要求 ※ 目前用于包装的主要材料有：纸张、塑料、金属和木质
3、严格选择包装材料 ①纸质材料应选用中性偏碱纸
②塑料包装物应选用与片基同性质的塑料物质
⑵用于胶片的包装材料 ③金属包装材料选用铝合金、不锈钢及防腐处理金属
④唱片包装选用纸袋，不用挥发性的物质
⑶包装方式的选择——有开放式、密闭式和全密封式
⑴影响——存放不当，会造成材料相互挤压，重力不均，载体变形，信息失真
4、选择适当的存放方式
⑵存放方式——①横放；②竖放（常用）
第三节 计算机辅助立卷与电子档案管理（内容复述）
一、计算机辅助立卷 (D)
（一）计算机辅助立卷的概念
计算机辅助立卷就是指立卷人员在计算机的辅助下，通过运行特定的软件，对归档文件材料进行分类、组卷和归档的一种现代化的立卷方式。所谓“辅助”包括三个方面含义：一是操作的对象是文件的数字化信息或目录数据；二是目录数据、信息的形成，由文档人员输入，计算机运行特定软件完成；三是计算机形成的目录数据、信息，需由档案管理人员进行审查和调整。
（二）手工立卷与计算机辅助立卷的比较
项目 立卷方式 | 文件分类 | 文件排序 | 档案编目 |
手工立卷 | 按立卷类目分类，可在平时进行，也可在次年集中进行 | 按时间先后顺序排序，并遵照固定格式排序 | 按文件排序填写卷内文件目录表 |
计算机辅助立卷 | 在程序设计时，在文件目录数据表中增加用于存放归卷类目信息的字段，并建立一个索引文件 | 修改有关文件目录的保管期限、卷号和卷内文件序号 | 指定起止卷号，计算机自动编目 |
二、计算机辅助立卷的方法与步骤
（一）在系统中建立本单位的文件分类标准
（二）在系统中对归档文件整理的一般步骤：
1、数据准备和拟归档；2、归档审查与调整；3、执行整理归档程序；4、打印归档文件目录
1、计算机全自动处理法
（三）计算机辅助立卷的常用方法 2、手工与计算机结合法
3、直接输入法
三、电子文件归档
（一）电子文件和电子档案 (D)
1、电子文件是指能被计算机系统识别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，可在网络上传送的数字代码系列。
2、电子档案就是经过整理归档保存的电子文件。
（二）电子文件的收集和积累
⑴办公自动化系统（OA）
1、电子文件的形成渠道
⑵计算机辅助设计系统（CAD）和计算机辅助制造系统（CAM）
2、电子文件类型——包括图像文件、图形文件、数据文件、文本文件、命令文件、影像文件、声音文件、多媒体文件等
⑴健全电子文件归档制度
⑵建立电子文件登记表
3、收集方法 ⑶采取必要的保护措施
⑷不能忽视对纸质文件的收集
⑴记录重要文件主要修改过程、有查考利用价值的文件应保留
⑵保存与纸质文件内容相同的电子文件时，应建立彼此间准确、可靠的标识
⑶“无纸化”计算机办公系统中产生的电子文件，应采取安全措施，保证电子文件不被随意改动
4、注 意 事 项 ⑷用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注意其格式、属性和文字处理平台
⑸用扫描仪等设备获取的电子文件，应注意其压缩算法，最好是通用格式，方便转换
⑹通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数等
⑺相关电子文件的参数、管理数据应一并收集归档
（三）电子文件的整理与归档
1、与纸质文件整理的最大区别，在于电子文件的整理要选择载体和进行刻录工作
2、光盘制作应一式三套，则一套封存，一套提供利用，一套异地存放
3、电子档案目录格式
光盘编号： | ||||||
序号 | 代号 | 题 名 | 电子档案号 | 密级 | 保管期限 | 备注 |
4、注意事项
⑴保存电子档案载体的优先顺序为：只读光盘、 一次写光盘、 硬磁盘、 可擦写光盘等
⑵禁用软磁盘作为归档文件长期保存的载体；
⑶电子文件载体应设置为禁止写操作状态；
⑷原电子文件载体完成电子文件归档后，其形成部门保留时间至少1年
皖公网安备 34152502000044号